우리단체 성명논평

행정정보공개제도 운영 실태조사 결과(1999/07/13)]

보 도 자 료 ꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚꠚ 공동의장 민명수, 박용래, 양현수, 정지강 (301-730) 대전시 중구 문화동 1-13 기독교봉사회관 805호 E-mail ndakkgc@netsgo.com 나우누리IDndakkgc 전화 221-8176, 시민의 전화 254-6976 작은권리상담 256-0092(공공권리), 복지포럼 253-6976, 팩스 252-6976, 인터넷홈페이지 :http:\\\\www.cham.or.kr 발 신 / 대전참여자치시민연대(담당 금홍섭 시민감시국장) 수 신 / 각 언론사 담당기자 제 목 / 행정정보공개제도 운영 실태조사 결과 날 짜 / 1999년 7월 13일(화) 오전 10시(총9쪽) 보 도 자 료 정보공개제도 운영실태조사 1차 평가자료 17개 주요행정기관 평균 55.35점 - 대덕구, 중구청, 노동청, 서구청, 동구청 순으로 양호 법원, 대전세무서 등은 대표적인 부실기관 대전참여자치시민연대는 지난 98년 1월 1일부터 정보공개법 시행령에 따라 법적 준수사항으로 모든 행정기관에 비치하도록 돼 있는 주요문서목록과 보존문서목록에 대한 실태파악을 위해 6월 한달동안 대전시청과 5개 구청을 비롯해 17개 행정기관에 대한 정보공개제도 운영 실태조사를 실시했다. 정보공개 제도 시행 2년이 다되어가는 시점에서 실시한 17개 행정기관에 대한 평가결과 100점 만점에 평균 55.35점이라는 낮은 점수가 나왔으며 이중 70점을 넘는 기관은 대덕구청과 중구청, 노동청 뿐이었으며, 50점 이하 점수를 받은 기관도 대전세무서를 비롯해 5개 기관이나 되어, 정보공개제도가 아직도 제대로 정착운영되고 있지 못한 것으로 보여, 전면적인 재검토가 필요한 것으로 보인다. 실태조사 결과에서 최고점수를 받은 기관은 대덕구청으로 72점이었으며, 중구청과 노동청이 70점, 서구청이 69점, 동구청과 충남도가 67점 순으로 나타났으며, 반면 가장낮은 점수를 받은 기관은 가양동동사무소(15점), 대전세무서(25점), 법원(40점), 대전역(40점) 등의 순으로 나타났다. 특히 대전세무서와 법원의 경우 하루에도 수백명의 민원인이 이용하는 곳임에도 불구하고 관련공무원들의 행정정보공개제도에 대한 이해가 부족한 것은 물론, 담당공무원의 고압적인 자세와 불친절, 각종 평가항목에서의 낮은점수, 더욱이 정보공개제도 도입 2년이 다되어가지만 한건의 실적이 없었다는 점 등은 대표적인 부실기관이라 판단된다. 대전참여자치시민연대는 이번조사결과 거의모든 행정기관이 정보공개 준비정도와 운영실태가 법령에 명시된 의무사항조차 지키고 있지 않을만큼 부실하다는 것을 확인하였다며, 정보공개 제도의 올바른 정착과 활성화를 위해 정보공개창구의 민원실로의 이전, 안내푯말 설치 및 전담 창구의 개설, 간단한 정보는 직접검색할 수 있는 시스템구축, 인터넷 공개 활성화, 적극적인 홍보, 담당공무원의 교육, 행정정보의 전산화 구축 등을 각 행정기관에 제안하였다. 한편 대전참여자치시민연대는 이번 행정정보공개 제도 운영실태조사에 이어 전화친절도 조사, 편의시설 조사, 민원실조사 등의 행정서비스 조사를 실시하여 연말에 행정서비스 최우수 기관과 최악의 기관을 선정발표할 예정이다. 대전참여자치시민연대 대표의장 민명수(閔明水, 63세) 시민감시위원장 이외원(李外源, 40세) 행정기관 행정정보공개제도 실태조사 보고서 행정정보공개 제도 운영 실태조사 결과 평균 55.35점 상대적으로 대덕구, 중구청, 노동청, 서구청, 동구청 순으로 양호 작성 / 대전참여자치시민연대 시민감시위원회 1. 조사개요 1) 조사일정 - 조사기간 / 6월 9일 ～ 30일 - 자료분석 / 7월 5일부터 8일까지 2) 조사방법 - 각 행정기관 방문 모니터 - 전화확인 - 행정정보공개 청구 3) 대상 행정기관 / 대전시외 주요기관 17개 기관 대전시, 중구, 동구, 유성구, 대덕구, 서구, 교육청, 경찰청, 법원, 어은동 동사무소, 가양동 동사무소, 대전역, 대전세무서, 충남도청, 충남대, 대전지방노동청, 대전선거관리위원회 4) 조사항목 ① 정보공개 접수창구(버시행령 21조 4항) ② 정보공개 담당직원(법시행령 21조 4항) ③ 정보공개청구서식(법시행령 21조 4항) ④ 정보공개편람(법시행령 21조 1항, 3항) ⑤ 주요문서목록(법시행령 21조 1항, 2항) ⑥ 정보공개 접수 및 처리현황(1998. 1. 1 ～ 1999. 5) ⑦ 행정기관 방문시 안내 및 담당공무원 친절도 2. 실태조사 실시 1) 정보공개 접수창구 개설여부(현장확인) 2) 정보공개 접수창구 전담직원 선임여부(현장확인) 3) 정보공개 청구서 비치여부(현장확인) 4) 정보공개 편람비치 여부(현장확인, 행정정보공개) 5) 공개대상 정보 주요문서목록 비치여부(현장확인, 행정정보공개) 6) 정보공개 접수 및 처리현황(1996년 1월 ～ 1999년 5월) 7) 방문시 안내 및 공무원 친절도 3. 조사목적 정보공개 제도가 시행된지 1년이 훨씬 지났지만 아직까지도 우리 대전시민이 원하는 정보를 얻기에는 쉽지 않다. 이는 일반시민들의 행정정보공개에 낮은 이해와 행정기관의 정보공개에 대한 의지가 부족하기 때문이다. 따라서 정보공개의 활성화를 위해서는 일반시민들이 알기쉽고, 편하게 이용할 수 있도록 행정기관의 적극적인 홍보와 준비가 선행되어야 하며, 특히 홍보유인물의 배포와 기관지 게재, 안내책자, 전담직원 배치, 정보공개 서식과 편람, 기본적인 문서철 및 문서목록 등이 갖춰져야 한다. 이러한 문제에 대해 대전참여자치시민연대는 대전시를 비롯한 5개 구청 그리고 각종 행정기관에 대한 행정정보공개 제도 운영실태에 대해 조사하고 문제점을 파악, 올바른 행정정보공개 제도운영의 방향을 제시하고자 이번 실태조사를 실시하였다. 4. 행정정보공개제도란? 우리사회가 민주화되고 지방자치제 이후 정치, 경제, 문화, 환경, 여성, 교육, 인권 등 모든분야에서 알고자하는 욕구는 높아지고 있다. 행정정보공개 제도라 함은 중앙정부, 지방자치단체, 기타 모든 공공기관이 보유한 문서, 정보를 국민들에게 공개하는 것을 의무화시킨것을 말한다. 따라서 모든 공공기관의 정보를 국민은 알권리가 있으며, 청구권도 가지고 있으며, 국민의 알권리를 보장하는 것이 바로 행정정보공개 제도인 것이다. 첫째, 행정정보공개 제도는 시민의 참여를 앞당기고 올바른 지방자치제를 정착시키는 시금석이 된다. 둘째, 정보공개청구는 국민의 알권리를 충족시키기 위해 필요하며, 알권리는 읽을 권리 및 들을 권리와 함께 인간의 인격형성을 위한 전제이며, 개인의 자기실현을 가능케하는 권리로서 인간의 행복추구권의 중요한 내용이다. 셋째, 정보공개청구는 국민이 행정에 참여하기 위한 첫걸음이며, 국민은 행정에 대하여 많은 정보를 가지게 됨으로써 올바른 의사를 형성할 수 있고, 행정권의 대상에서 참여의 주체로 우뚝 설 수 있게 된다. 넷째, 정보공개청구는 행정의 투명성과 신뢰성 확보를 위해서도 활성화되어야 한다. 활발한 정보공개야 말로 지방자치 시대 행정의 투명성과 신뢰성을 앞당기는데 크게 기여하게 되는 것이다. 5. 행정정보공개 제도 도입 현황 대전시는 지난 1994년 지방자치제 이후부터 조례로 제도도입, 1998년 1월 1일부터는 법으로 시행되어, 모든 공공기관은 의무적으로 시행하고 있다. 지난 1995년 4월 대전참여자치시민연대 창립이후 매년 수십건에서 수백건씩 행정정보공개 운동을 전개 행정감시 및 지역현안 개발과 올바른 지역공동체를 만드는데 중요한 견인차로 활용하고 있다. 6. 채점기준 및 방법 행정정보공개 운영실태조사에 대한 채점기준 및 방법은 알기쉽게 분류하기 위해 7개 기준으로 총 100점 만점으로 평가한다. 세부평가 기준으로는 ① 친절도(15점), ② 정보공개 창구개설 및 창구표시여부(15점), ③ 전담직원 선임여부(15점), ④ 청구서 비치여부(15점), ⑤ 편람비치여부(위치확인, 15점), ⑥ 주요문서목록비치여부(위치확인, 15점), ⑦ 정보공개 접수처리(10점) 등으로 구분 100점 만점으로 처리한다. 1) 담당공무원 친절도 채점기준(15점 만점) * 행정정보공개 행정기관 방문시 안내 및 담당공무원 친절도 우수 / 15점, 양호 / 10점, 보통 / 5점, 불량 / 0점 2) 행정정보공개 창구개설 및 창구표시여부 채점기준(15점 만점) * 민원인이 쉽게 이용할 수 있는 민원실에 개설되어있는지에 대해서도 확인하였음. 민원실에 창구개설 및 창구표시 있음 / 15점 민원실이 아닌 다른부서에 개설되어있으나 창구표시 있음 민원실에 개설되어있으나 창구표시 없음 / 10점 기타부서에 개설 / 5점 창구개설되어있지 않음 / 0점 3) 행정정보공개 전담직원 선임여부(15점 만점) 전담직원 선임 / 15점, 선임되어있으나 겸임 및 업무 이해도 높음 / 10점 선임되어있으나 겸임 및 업무 이해도 낮음 / 5점 4) 행정정보공개 청구서 비치여부(15점 만점) 비치 / 15점, 보관 / 10점, 없음 / 0점 5) 행정정보공개 편람 비치여부(15점 만점) 비치 / 15점, 보관 / 10점, 없음 / 0점 6) 행정정보공개 주요문서목록 비치여부(15점 만점) 비치 / 15점, 보관 / 10점, 없음 / 0점 7) 행정정보공개 접수처리 현황(98년, 10점) 실적있으며, 공개율 95% 이상 / 10점 실적있으며, 공개율 90% 이상 / 7점 실적이 미미하며(5건 이내), 공개율 90% 이하 / 4점 없음 / 0점 7. 행정정보공개 제도운영 실태조사 결과 대전시청을 비롯한 대전지역 17개 행정기관에 대한 행정정보공개 운영에 대한 실태조사 결과 대부분의 행정기관들이 행정정보공개법에 대한 이해부족과 법령상의 의무사항을 준수하지 않는 위법실태를 확인하였다. 실태조사 결과 모든 조사항목을 충족시켜주는 행정기관은 하나도 없었으며, 100점 만점에 평균 55.35점으로 나타나 전체적으로 행정정보공개법이 시행된지 2년이 다되어 가지만 아직도 제대로 정착운영되고 있지 못한 것으로 나타나 각 행정기관별 행정정보공개 제도에 대한 전면적인 재검토가 시급한 것으로 보인다. 실태조사 결과 최고점수를 받은 기관은 대덕구청으로 72점이었으며, 중구청과 노동청이 70점, 서구청이 69점, 동구청과 충남도가 67점 순으로 나타났으며, 반면 가장낮은 평가점수를 받은 기관은 가양동동사무소(15점), 대전세무서(25점), 법원(40점), 대전역(40점)등의 순으로 낮은 점수를 받았다. 낮은 점수를 받은 2곳의 동사무소와 대전역의 경우 민원인의 이용이 상대적으로 적어 행정정보공개 실적이 없었다는 점에서 채점이 낮게 평가되었지만, 대전세무서와 법원의 경우 하루에도 수백명의 민원이 이용하는 곳임에도 불구하고 관련공무원들의 행정정보공개제도에 대한 이해가 부족한 것은 물론, 담당공무원의 고압적인 자세와 불친절, 각종 평가항목에서의 낮은점수, 특히 행정정보공개 제도를 도입한지 2년이 다되었음에도 불구하고 1건의 정보공개 실적도 없었다는 점 등은 대표적인 부실기관임을 드러낸 것이다. 이번 조사를 통해 행정기관의 정보공개 준비정도와 운영실태가 법령에 명시된 의무사항 조차 지키고 있지 않을 만큼 부실하다는 것을 확인했다. 따라서 정보공개 제도의 올바른 정착과 활성화를 위한 공공기관의 의식전환과 교육, 태도변화가 절실히 요구된다. 1) 방문자 안내 및 관련공무원 친절도 대체로 친절도 조사에서는 양호하다는 평가가 우세했지만 전체적으로보면 아직도 담당공무원을 제외하고는 행정정보공개제도에 대한 인식이 부족했으며, 특히 법원과 대전세무서 등, 대전광역시 선거관리위원회 등은 담당공무원 조차도 행정정보공개 제도에 대한 이해가 부족하였으며, 특히 법원의 경우 정보공개요청을 하러간 조사원들에게 “감사원에서 나왔느냐”는 등의 폭언과 불친절로 일관해 시급히 개선되어야 할 점이 많은 것으로 드러났다. 본격적인 지방자치제 이후 행정기관의 투명행정, 민주행정 등의 구호를 기회가 될 때마다 선언하였지만 아직도 고압적인 행정기관의 행태는 여전한 것으로 이번 조사를 통해 확인하였다. 따라서 모든행정기관은 구호가 아닌 시민들이 체감할 수 있는 열린행정, 친절행정을 위한 노력을 게흘리하지 말아야 할 것이며, 특히 행정정보공개제도의 빠른 정착과 원활한 운영을 위해 담당공무원은 물론 모든 공무원들에게 행정정보공개 제도에 대한 교육이 뒤따라야 할 것으로 보인다. 2) 정보공개 창구개설 및 전담직원 배치 여부 ① 문제점 / 17개 행정기관에 대한 실태조사에서 정보공개 창구 자체가 개설되어있지 않은 곳은 온천2동 사무소와 가양동 사무소 2곳이었으며, 나머지 15개 행정기관은 개설이 되어있는 것으로 드러났으며, 전담직원 선임 여부는 가양동 동사무소를 제외한 16개 기관에서 선임이 되어있었으나 다른 업무와 겸임을 하고 있었으며, 대전세무서, 법원, 선거관리위원회, 대전역 등은 행정정보공개제도에 대한 이해도가 낮았으며, 특히 대전세무서의 경우 처음 조사원이 방문했을때는 창구개설 및 전담직원이 선임되어있지 않았으나 2차 방문때는 창구개설 및 전담직원이 선임되어 있었다. 그러나 법령으로 규정하고 있음에도 불구하고 전담직원이 없고 창구가 설치되지 않거나, 설치되어있다 하더라도 민원실이 아닌 전산실이나 총무과에 설치되어있는 것은 행정정보공개 제도의 부실운영을 그대로 드러낸 것이다. ② 개선책 / 행정정보공개가 제대로 정착되고 이용의 활성화를 위해서는 일반시민들이 많이 이용하는 민원실등에 전담직원과 창구 안내표말은 물론 쉽게 이용할 수 있도록 이용설명서 등을 비치하고 관련학과 종사한 경력의 전담자 배치와 정보공개목록을 검색할 수 있는 컴퓨터 단말기는 필수적으로 갖추는 등의 적극적인 행정과 더불어 현재 창구개설이 민원실이 아닌 다른 부서에 개설된 대전시청, 중구청, 유성구청 등은 민원실로 옮길 필요성이 있다. 3) 청구서 비치여부 ① 문제점 / 조사대상 17개 행정기관 가운데 민원인의 눈에 잘 띄는곳에 행정정보공개 청구서를 비치한 곳은 대전세무서 한곳뿐이였으며, 가양동 사무소는 비치서 자체가 없었으며, 나머지 15개 행정기관은 청구서 자체를 케비넷에 보관, 민원인이 요구할시 필요에 따라 청구서를 제시하고 있었다. 특히 대전시와 5개 구청을 비롯한 민원인들이 일상적으로 방문하는 곳까지도 행정정보공개 청구서를 비치해놓고 있지 않았다. 특히 각 공공기관이 각종 증명서류나 민원발급 서류의 경우엔 민원실에 반드시 비치해 놓고 있음에도 불구 정보공개청구서를 비치해 놓지 않은 것은 정보공개에 대한 이해부족이거나 아니면 시민들의 이용에 따른 번거로움을 행정기관 스스로 외면하려는 소극적 태도를 보여주는 것이라 할 수 있다. ② 개선책 / 법령에도 청구서 비치는 나와있으며, 행정정보공개 제도 운영에 있어 가장 기초적인 준비사항도 전혀 이루어지고 있지 않는 것이다. 따라서 민원인들이 일상적으로 이용하는 곳에 이용안내서 및 청구서를 비치 행정정보공개가 활성화 될 수 있도록 해야 할 것이다. 4) 행정정보공개 편람 비치 여부 ① 문제점 / 법령규정에 의해 정보공개에 대한 방법, 절차 등을 안내하는 행정정보공개 편람은 민원인이 쉽게 접할 수 있도록 비치하여야 함에도 불구하고 편람비치 여부에 대한 조사에서는 가양동 동사무소와 대전세무서는 아예 편람자체가 없었으며, 나머지 15개 행정기관의 경우 편람자체는 있으나 담당공무원이 보관하고 있으며, 비치는 한군데도 되어있지 않았다. ② 개선책 / 편람이라 함은 소위 행정정보공개 제도 운영 전반에 대한 안내서이며, 이는 시민들이 행정에 대한 궁금증을 해소하는 수단이자, 행정정보를 공개해주는 통로의 역할을 한다. 그럼에도 불구하고 거의모든 행정기관의 민원실에 해당기관을 알리는 많게는 수십종의 홍보용 책자를 비치하면서도 편람자체는 전혀 비치해 놓지 않았다는 것은 행정정보공개 제도 시행 2년이 다되어가는 마당에 정보공개에 대한 공공기관의 인식이 어떠한지를 가늠할 수 있는 잣대이다. 따라서 지금이라도 행정정보공개의 대상이 되는 모든 공공기관은 접수 및 처리에 대한 자세한 방법과 절차, 그리고 이용방법, 공개되는 내용, 비공개 내용, 수수료 등에 대한 편람을 작성하여 정보공개 접수처나 민원실에 반드시 비치 민원인들이 이를 쉽게 접할 수 있도록 해야 한다. 5) 주요문서 목록 비치여부 ① 문제점 / 일반시민이 공개대상에 대한 정보를 쉽게 이용할 수 있도록 하기위해 정보공개 항목을 정리해 놓은 주요문서목록을 작성 비치하거나(법 제17조 1항) 아니면 사무관리규정에 의한 보존문서기록대장으로 이를 대체할 수 있어야 한다(법시행령 21조 2항). 그러나 실태조사 결과 주요문서 목록의 경우 17개 기관중에는 가양동 사무소와 대전세무서를 제외하고는 모두 보유는 하고 있었으나 비치는 전혀되고 있지 않았으며, 민원인이 쉽게 접할 수 있도록 비치한곳은 한곳도 없는 문제를 드러냈다. ② 개선책 / 행정기관이라면 반드시 보유해야 할 기본적인 문서관리대장 조차 갖추지 않은 것은 행정의 신뢰성을 스스로 부인하는 것이나 다름아니다. 따라서 행정기관이 갖춰야 될 모든 공개대상 정보와 문제제목, 목차 등의 대장과 전산데이터 등에 대한 체계적인 관리와 준비가 시급히 필요하다. 6) 정보처리대장 처리대장 및 이용현황 ① 문제점 / 정보공개 편람은 이용자들이 정보공개를 이용할 수 있는 지침서로써 정보공개접수 절차와 이용방법을 안내받는 정보공개에 관한 정보서라고 할 수 있다. 이런 정보처리대장의 비치여부에 대한 조사에서 가양동을 제외한 14개 기관에서 보유하고 처리대장에 기록을 하고 있는 것으로 나타났다. 정보공개 처리대장에 의한 대전시와 5개 구청의 1996년도부터 1999년 5월까지의 행정정보공개 접수 및 처리현황을 조사한 결과 대전시가 376건으로 가장많고 다음이 동구 그리고 중구 153건, 서구 144건, 대덕구 94건, 유성구 55건 순으로 나타났으며, 대전세무서와 법원, 충남대, 대전역, 온천2동 사무소, 가양동동사무소 등은 한건의 실적도 없었다. 대전시와 5개 구청은 모두 1,134건이 청구되어 이가운데 1,070건이 공개되었으며 비공개는 64건으로 5.6%의 비공개 비율을 보여, 지난 6월 참여연대가 61개 정부기관에 대한 조사에서 보인 11.1%의 비공개 비율보다는 낮게 나타났다. 이같은 표면적인 정보공개율을 행정정보에 대한 긍정적인 면으로 평가하기에는 이르다. 왜냐하면 아직까지도 행정정보공개 수준이 간단한 행정정보공개 내용이 대부분을 찾이하고 있기 때문이다. 특히 부분공개내지 비공개 된 사유를 보면 같은분야의 행정정보공개 내용임에도 불구하고 어떤구청은 되고, 어떤구청은 되지않은 사례가 있는가하면, 대전참여자치시민연대가 대전시에 청구한 서구청 감사전문 공개에 대해서는 1차때와 2차때 비공개 사유가 틀리는 등 법령에 근거한 것이 아니라 원칙이 없이 공무원의 자의적 해석에 따라 처리된 사례들이 있었다. ② 개선책 / 행정정보공개 제도의 도입 취지는 모든행정정보는 공개되어야 한다는 원칙에 입각해서 행정정보공개 제도는 운용되어야 한다. 또한 현법령상 비공개범위에 대한 포괄적 규정으로 인해 공공기관의 자의적 판단에 의한 행정정보공개가 운용되고 있다는 점에서 하루속히 법령상의 관련 조항의 개선이 요구된다. 8. 행정정보공개 운영의 개선대책 이상과 같은 행정정보공개제도 운영실태조사 결과에 따라 우리는 공공기관의 치적 및 홍보행정을 위한 정보공개가 아닌 열린행정, 투명행정을 위한 행정정보공개 제도의 운영을 위해 다음과 같이 행정정보공개제도의 개선방향을 각행정기관에 촉구하며, 이의 원활한 시행을 촉구한다. 첫째, 정보공개를 위한 독립적인 정보창구를 개설하고 현재 민원실이 아닌 전산실, 통계담당관실 등에 개설되어있는 창구를 민원인이 쉽게 이용할 수 있는 민원실로 이전 개설해야하며, 반드시 행정정보공개 창구 안내푯말과 안내문을 부착해야 한다. 둘째, 정보를 검색하고 청구할 수 있는 열람좌석을 민원실에 설치하고 이곳에서 직접 행정정보공개를 청구하거나 간단한 정보는 직접검색할 수 있는 단말기를 설치해, 보다 편하고 쉽게 행정정보를 공급해주어야 한다. 셋째, 정보공개 안내 홍보물을 준비하고 민원실이나 기타 장소에 비치하는 물론, 관련기관에 우송 행정정보공개제도에 대한 안내 및 이용을 장려하며, 기타 기관홍보물에도 반드시 삽입해 일반 시민들이 알 수 있도록 해야 한다. 넷째, 전문 전담직원의 배치는 물론, 전문교육을 정기적으로 실시함은 물론, 담당공무원 뿐만 아니라 행정기관 전 공무원에 대한 행정정보공개제도에 대한 교육을 시행 열린행정을 위한 만반의 준비를 갖춰야 한다. 다섯째, 행정정보공개 법령에 근거한 정보공개 청구서와 편람 등의 각종 문서를 반드시 민원실에 비치 이용자들의 편의를 도모해야 한다. 여섯째, 정보화 시대에 걸맞게 조속한 문서목록의 전산화와 검색 및 우송할 수 있는 시스템을 갖춰야 하며, 인터넷을 통한 행정정보공개를 대폭 확대해야 한다.